MAKALAH PERENCANAAN PESAN BISNIS - KOMUNIKASI BISNIS

MAKALAH PERENCANAAN PESAN BISNIS

KOMUNIKASI BISNIS

Dosen : Vely Randyantini

Kelas : 4EA36

Disusun oleh :

    Andita Chindy Meylinda

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadiran Allah SWT, bermohon kiranya memberikan taufiq, hidayah, rahmat dan karunianya serta kelapangan berfikir dan waktu, sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini. Dengan judul perencanaan pesan-pesan bisnis makalah ini dibuat untuk melengkapi tugas dari dosen pembimbing mata kuliah “komunikasi bisnis”.

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

     Pengarang juga mengucapkan terima kasih kepada rekan dari semua pihak yang telah berpartisispasi dalam penyusunan makalah ini, sehingga dapat selesai tepat waktu.

     Penulis juga menyadari bahwa materi dan teknik yang digunakan masih banyak kekurangan. Oleh Karena itu kritik dan saran sangat kami butuhkan agar makalah ini lebih sempurna. Atas kritik dan sarannya diucapkan terima kasih.

BAB I

PENDAHULUAN

Latar belakang

Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis. Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan secara tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan salah satu faktor prnrntu keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terrencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini perencanaan pesan-pesan bisnis lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulus.

Perumusan masalah

1.      Apa tujuan penulisan pesan-pesan bisnis?

2.      Bagaimana memenuhi kebutuhaan informasi audiens?

3.      Apa tahapan dalam proses komposisi?

4.      Bagaimana cara menganalisis audiens?

Tujuan pembahasan

1.      Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.

2.      Mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.

3.      Memahami tahapan dalam proses komposisi.

4.      Mengetahui cara menganalisis audiens.

BAB II

PEMBAHASAN

PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :

1.      Perencanaan

Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.

2.      Organisasi dan komposisi

Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan. Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.

3.      Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya. Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.

PENENTUAN TUJUAN

Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.

Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.

Mengapa Tujuan Harus Jelas

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara lain:

a.       Keputusan untuk meneruskan pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.

b.      Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di sampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?  Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

c.       Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.

d.      Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang dapat berupa lisan maupun tulisan.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:

a.       Memberi informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada. Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana yang akan dipilih sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal perusahaan tersebut.

b.      Melakukan persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar. Dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

c.       Melakukan kolaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak.

Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah di aplikasikan pada dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah tujuan yang telah di tetapkan sudah baik apa belum, perlu dilakukan pengujian denagn empat pertanyaan.

a.       Apakah tujuan tersebut realisti?

TUJUAN UMUM	TUJUAN KHUSUS
Memberi informasi	Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer perusahaan.
Membujuk	Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan.
Kolaborasi	Membantu pendapatan personal mengembangkan program pelatihan bangi beberapa nggota baru.

Tujuan yang akan disampiakan hendaknya harus realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak di sampaikan dapat di sesuaikan dengan kemampuan yang ada.

b.      Apakah waktu yang tepat?

Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya di pertimbangkan masalah ketepatan waktu. Sebagai contoh, dalam situaisi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan di terima. Penyampain ide ini tidak tepat waktunya karena pada saat itu penjualan sedang menurun sampai 50 persen dibanding dengan tahun sebelumnya.

c.       Apakah orang yang mengirim pesan sudah tepat?

Pesan atau ide yang di sampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat di terima daripada bila di smpaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.

d.      Apakah tujuan selera dengan tujuan organisasiperusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.

ANALISA AUDIENS

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.

Cara Mengembangkan Profil Audiens

Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

a.       Melakukan ukuran dan komposisi audiens.

Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda denag audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan di smpaikan juga di tentukan oleh jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlah kecil, materi dapat di kemas dalam susunan laporan sederhana kemudian di persentasikan atau di bangikan kepada mereka. Untuk audiens yang jumlahnya besar, materi sebaiknya di kemas dalamsuatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.

b.      Siapa audiensnya

Bila auudiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.

c.       Reaksi audiens

Perlu diketahui (diantisipai) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebu. Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebauknya di sajikan langsung pada bangian kesimpulandan saran-saran.

d.      Tingkat pemahaman audiens

ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audienssperti tingkat pendidikan, usia dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik. Secara umum, usahakan agar anda tidak terlalubmenggurui, kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan dan kurang tertarik pada kesan yang di sampaikan.

e.       Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan yang dilakuan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraan sehimgga pesan dapat di tampilkan denga baik.

Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu :

a.       Temukan/cara apa yang diinginkan oleh audiens

Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta,

b.      Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.

c.       Berikan semua informasi yang diperlukan

Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada yang terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan oleh audiens.  Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens bener-bener telah sesuai dengan apa yang di kirim.

d.      Pastikan bahwa informasi akurat

Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-benar akurat dan dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.

e.       Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens

Cobalah untuk menemukan hal penting yang sngat menarik bangi para audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.

Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Salah satu cara untuk mengatasi kendala adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang di sampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.

Pendekatan yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

PENENTU IDE POKOK

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung. (supporting idea).

Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.

Teknik Curah Pendapat (Brainstroming)

Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain.

a.       Storyteller’s tour

Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan mudah.

b.      Random list

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang penting dan tidak penting.

c.       CFR (conclusions, findings, recommendations) workssheet

Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.

d.      Journalistic approach

Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where) dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

e.       Question and answer chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.

Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Komunikasi Lisan

Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera.  Komunikasi lisan ini lebih ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi kontoversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan. Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok) seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya.

            Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan suatu masalah. Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas.

            Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi penjualan, rapat para pemegang saham,  persentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial ungul.

Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya pengirim serta harapan audiens.

BAB III

PENUTUP

Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai materi yang menjadi bahasan dalam makalah ini, tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena terbatasnya pengetahuan kurangnya rujukan/referensi yang kami peroleh, hubungannya dengan makalah ini  kami banyak berharap kepada pembaca memberikan kritik saran yang membangun kepada kami demi sempurnanya makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

Kesimpulan :

Berdasarkan pembahasan tersebut kami menyimpulkan bahwa, dalam melakukan komunikasi bisnis kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik dan benar, kami berharap pembaca mampu memahami tentang perencanaan pesan-pesan bisnis dan bagian-bagian penting dalam pembahasan tersebut. Dalam pembahasan tersebut mampu memberikan gambaran tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang akan berguna untuk mencapai tujuan dalam berkomunikasi.